Was gehört in ein ERP Lastenheft?
Ein ERP Lastenheft schreibt Ihr Haus, am besten je Modul. Es beschreibt den heutigen und den gewünschten Stand, die funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen, Schnittstellen und Daten, Rollen und rechtliche Vorgaben, Abnahmekriterien, die Mitwirkung Ihres Hauses sowie Abgrenzung und Termine. Grundlage ist ein Prozessregister, in dem jeder Ablauf beschrieben ist.
Das Wichtigste im Überblick
Lastenheft und Pflichtenheft
Die DIN Norm zu den Begriffen im Projektmanagement unterscheidet das Lastenheft des Auftraggebers vom Pflichtenheft des Auftragnehmers. Das Lastenheft sagt, was Ihr Haus braucht. Das Pflichtenheft sagt, wie der Partner jede dieser Anforderungen im ERP löst.
Inhalt des Lastenhefts
Heutiger und gewünschter Stand, funktionale und nicht funktionale Anforderungen, Schnittstellen und Daten, Rollen und rechtliche Vorgaben, Abnahmekriterien, die Mitwirkung Ihres Hauses sowie Abgrenzung und Termine. Zu jeder Anforderung gehören die Quelle im Prozessregister und der Grad der Pflicht, etwa ob sie aus Steuerrecht und GoBD oder vom Kunden kommt.
Inhalt des Pflichtenhefts
Die Abdeckung jeder Anforderung aus dem Lastenheft, die Lösung im ERP mit den betroffenen Modulen und Feldern, eigene Entwicklungen und wie sie beim Versionswechsel mitwandern, Datenmodell und Übernahme der Altdaten, Testkonzept und Mängelklassen, Dokumentation und Verfahren für Änderungen sowie Nutzungsrechte und Zustimmung beider Seiten.
Das Prozessregister als Vorlage
Eine Zeile je Ablauf mit Auslöser, Schritten, Systemen und Listen, Ergebnis und Übergabe, Ausnahmen und Menge. Ein Beispiel ist der Auftrag aus der Mail. Auslöser ist die Mail mit PDF vom Kunden, die Schritte sind öffnen, abtippen, Preis prüfen und klären, typische Ausnahmen sind ein abweichender Preis und eine neue Lieferadresse.
Je Modul statt ein dickes Dokument
Ein Lastenheft je Modul mit eigenem Pflichtenheft und eigener Abnahme hält das Vorhaben beweglich. Ein Problem in einem Modul hält dann nicht das ganze Vorhaben an, und jede Ausbaustufe lässt sich an einer vorher vereinbarten Größe messen.
Quelle Kapitel 4, Die Abläufe aufnehmen, Kapitel 7, Vertrag und Abnahme, Anhang, Ihr Prozessregister im Leitfaden Ihr nächstes ERP mit Odoo und KI aufbauen. Angaben zu Odoo geben die Dokumentation des Herstellers wieder, Abruf September 2026. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Stand der Seite 29.10.2026.
Weitere Fragen
Gibt es eine Vorlage für das ERP Lastenheft?
Der Leitfaden „Ihr nächstes ERP mit Odoo und KI aufbauen“ enthält im Anhang eine Vorlage für das Prozessregister mit einer Musterzeile und die Prüffragen vor dem ersten Partnergespräch. Die Gliederung von Lastenheft und Pflichtenheft folgt der Methodik von MindsMachines, angelehnt an die DIN Norm zu den Begriffen im Projektmanagement.
Wann ist das Lastenheft fertig?
Wenn jeder Ablauf beschrieben und an einem echten Vorgang gezeigt ist, jede Anforderung eine Einstufung und eine Aufwandsklasse hat und je Modul Abnahmekriterien mit Testfällen stehen. Lassen Sie sich die Liste der Anforderungen mit Einstufung und Aufwandsklasse zeigen, bevor der Vertrag geschlossen wird.
Gehört die KI ins Lastenheft?
Ja, als eigene Einstufung. Freitext und Ausnahmen, die sich nicht vorab als Regel beschreiben lassen, werden als Agent neben dem ERP eingestuft. Für diesen Agenten gehören Rechte, Freigabe und der fachlich Verantwortliche ins Lastenheft. Gebucht wird erst nach einer protokollierten Freigabe durch einen Menschen.
Leitfaden
Ihr nächstes ERP mit Odoo und KI aufbauen
Ein Leitfaden für Geschäftsführung und IT Leitung, welche Abläufe ins ERP gehören und wo KI neben dem System Mails und PDFs abgleicht. 24 Seiten, mit einer Vorlage für Ihr Prozessregister und Prüffragen vor dem ersten Partnergespräch.
- Wann ein Wechsel ansteht und wo die Arbeit liegt
- Odoo als Grundlage für das neue ERP
- Welche KI an welche Stelle gehört
- Die Abläufe aufnehmen
- Den Standard prüfen
- Daten und Ausbaustufen
- Vertrag und Abnahme
- Werkzeug und erster Schritt
Fragen zur ERP Einführung mit Odoo und KI
Welche Phasen hat eine ERP Einführung?
Die ERP Einführung in 5 Phasen, von der Aufnahme der Abläufe über Standard, Daten und Ausbaustufen bis zu Lastenheft und Abnahme. Mit Checkliste.
Woran erkennen Sie, dass ein ERP Wechsel ansteht?
Woran Sie einen anstehenden ERP Wechsel erkennen, von der Version ohne Pflege bis zur Arbeit neben dem ERP. Und warum der Wechsel eine Chance für KI ist.
Odoo Community oder Enterprise, was ist der Unterschied?
Odoo Community und Enterprise im Vergleich, mit Lizenz, Modulen der OCA, KI des Herstellers, DATEV und Versionen. Angaben des Herstellers, Stand 2026.
Warum scheitern ERP Projekte?
5 Risiken, die ein ERP Projekt kippen lassen, von unbeschriebenen Abläufen bis zur fehlenden Abnahme, und wie Sie jedes vor dem Vertrag prüfen.