Welche Phasen hat eine ERP Einführung?
Eine ERP Einführung läuft in 5 Phasen. Zuerst werden die Abläufe aufgenommen, dann wird für jede Anforderung der Standard geprüft. Es folgen Daten und Ausbaustufen, der Vertrag mit Lastenheft und Pflichtenheft je Modul und die Abnahme mit Testfällen. Die Wahl der Module und der Fassung fällt erst, wenn die Abläufe beschrieben sind.
Das Wichtigste im Überblick
1. Abläufe aufnehmen
Am Anfang steht ein Prozessregister mit allen Abläufen, die Ihr Haus heute hat. Für jeden Ablauf stehen darin Auslöser, Schritte, Systeme und Listen, das Ergebnis mit Übergabe, die Ausnahmen und die Menge in normalen Wochen und in Spitzen. Die Aufnahme läuft in Gesprächen je Fachbereich, und ein Ablauf gilt erst als bestätigt, wenn er an einem echten Vorgang gezeigt wurde.
2. Den Standard prüfen
Für jede Anforderung wird entschieden, wie sie gelöst wird, als Standard, Zusatzmodul, Erweiterung, Eigenbau, Agent neben dem ERP, Änderung im Prozess oder Verzicht. Bis zur Prüfung in einer Testumgebung gilt jede Einstufung als Annahme. Für den Aufwand arbeitet MindsMachines mit den Klassen S, M, L und XL, jede mit einer kurzen Begründung des Risikos.
3. Daten und Ausbaustufen
Die Prüfung der Stammdaten gehört an den Anfang. Mangelnde Datenqualität nennen 31 Prozent der befragten Unternehmen als Hemmnis der Datennutzung, laut DIHK 2026. Für die Übernahme der Altdaten gehören Probeläufe vor den Start. Die erste Ausbaustufe enthält, was täglich ohne Ersatz gebraucht wird, geplant wird rückwärts vom Tag des Produktivstarts.
4. Lastenheft und Pflichtenheft
Wird ein Partner beauftragt, gehört die Beschreibung der Abläufe in den Vertrag. Die DIN Norm zu den Begriffen im Projektmanagement unterscheidet das Lastenheft des Auftraggebers vom Pflichtenheft des Auftragnehmers. Vereinbaren Sie Leistungsscheine je Modul mit eigenem Pflichtenheft und eigener Abnahme, dann hält ein Problem in einem Modul nicht das ganze Vorhaben an.
5. Abnahme
Zu jeder Anforderung gehört ein Testfall mit erwartetem Ergebnis, getestet wird mit Daten aus der Übernahme. Jedes Modul wird einzeln abgenommen, am Ende folgt eine Gesamtabnahme über alle Module, jeweils mit förmlichem Protokoll. Mängel werden nach Klassen sortiert, so wie es die Ergänzenden Vertragsbedingungen der öffentlichen Hand für IT Leistungen vorsehen.
Quelle Kapitel 4, Die Abläufe aufnehmen, Kapitel 5, Den Standard prüfen, Kapitel 6, Daten und Ausbaustufen, Kapitel 7, Vertrag und Abnahme im Leitfaden Ihr nächstes ERP mit Odoo und KI aufbauen. Angaben zu Odoo geben die Dokumentation des Herstellers wieder, Abruf September 2026. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Stand der Seite 29.10.2026.
Weitere Fragen
Was gehört auf die Checkliste vor der ERP Einführung?
Prüfen Sie vor dem ersten Partnergespräch 8 Punkte. Ist jeder Ablauf mit Auslöser, Schritten, Systemen, Ergebnis, Ausnahmen und Menge beschrieben und an einem echten Vorgang gezeigt? Ist klar, welches Geschäftsobjekt jeden Ablauf führt? Hat jede Anforderung eine Einstufung und eine Aufwandsklasse? Ist entschieden, ob Odoo Community oder Enterprise genügt, und ist die Lizenz jedes Moduls geprüft? Sind die Stammdaten an einer Stichprobe geprüft? Steht fest, was in die erste Ausbaustufe gehört? Gibt es je Modul Abnahmekriterien mit Testfällen?
Wie wird der Projektplan für die ERP Einführung aufgestellt?
Rückwärts vom Tag des Produktivstarts. Vor dem Bau steht das Pflichtenheft je Modul, vor dem Start stehen die Probeläufe für die Übernahme der Altdaten. Planen Sie die Aufnahme der Abläufe als eigene Phase mit festen Terminen für die Fachbereiche. Ohne ihre Zeit entsteht kein belastbares Register und ohne Register kein belastbares Pflichtenheft.
Wo kann KI bei der ERP Einführung mitarbeiten?
KI kann aufgezeichnete Gespräche auswerten und Einträge für das Prozessregister vorschlagen, jeweils mit der Stelle im Gespräch. Sie kann Anforderungen eine erste Einstufung zuordnen, doppelte Kunden und alte Preise in den Altdaten finden und aus jeder Anforderung einen Testfall ableiten. Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team, gültig wird ein Eintrag erst nach Stichprobe und Freigabe.
Leitfaden
Ihr nächstes ERP mit Odoo und KI aufbauen
Ein Leitfaden für Geschäftsführung und IT Leitung, welche Abläufe ins ERP gehören und wo KI neben dem System Mails und PDFs abgleicht. 24 Seiten, mit einer Vorlage für Ihr Prozessregister und Prüffragen vor dem ersten Partnergespräch.
- Wann ein Wechsel ansteht und wo die Arbeit liegt
- Odoo als Grundlage für das neue ERP
- Welche KI an welche Stelle gehört
- Die Abläufe aufnehmen
- Den Standard prüfen
- Daten und Ausbaustufen
- Vertrag und Abnahme
- Werkzeug und erster Schritt
Fragen zur ERP Einführung mit Odoo und KI
Was gehört in ein ERP Lastenheft?
Was in ein ERP Lastenheft gehört, was der Partner ins Pflichtenheft schreibt und wie ein Prozessregister als Vorlage dient. Gliederung je Modul.
Woran erkennen Sie, dass ein ERP Wechsel ansteht?
Woran Sie einen anstehenden ERP Wechsel erkennen, von der Version ohne Pflege bis zur Arbeit neben dem ERP. Und warum der Wechsel eine Chance für KI ist.
Odoo Community oder Enterprise, was ist der Unterschied?
Odoo Community und Enterprise im Vergleich, mit Lizenz, Modulen der OCA, KI des Herstellers, DATEV und Versionen. Angaben des Herstellers, Stand 2026.
Warum scheitern ERP Projekte?
5 Risiken, die ein ERP Projekt kippen lassen, von unbeschriebenen Abläufen bis zur fehlenden Abnahme, und wie Sie jedes vor dem Vertrag prüfen.