KI nach Maß für Ihre Odoo ERP Einführung

Häufige Fragen zur Odoo ERP Einführung

Müssen wir das ERP wechseln, bevor wir mit KI anfangen können?

Nein. Ein Agent neben dem ERP arbeitet mit den Daten und Schnittstellen, die Ihr ERP heute bietet. Er liest Mails und PDFs, gleicht sie mit Stammdaten und vereinbarten Preisen ab und legt einen Entwurf an, den ein Mensch freigibt. Dafür muss das ERP nicht ausgetauscht werden. Ein Wechsel des ERP hat eigene Gründe, etwa wenn der Hersteller die eingesetzte Version nicht mehr pflegt oder das System neue Anforderungen an Schnittstellen nicht trägt. Steht ein Wechsel ohnehin an, ist er die Gelegenheit, KI von Anfang an einzuplanen. Beide Vorhaben brauchen dieselbe Grundlage, beschriebene Abläufe und bereinigte Daten. Wer jetzt einen Ablauf mit vielen Ausnahmen aufnimmt, etwa Bestellungen per Mail mit PDF, schafft diese Grundlage. Mit KI kann er an genau diesem Ablauf beginnen, auch wenn die Entscheidung über das ERP noch offen ist. Die Beschreibung hilft später bei der Auswahl und Einführung des neuen Systems.

Ist Odoo Open Source?

Zum Teil. Nach Angabe des Herstellers steht die Odoo Community Version unter der Lizenz LGPL v3 und ist damit Open Source ERP. Die Enterprise Version steht unter der Lizenz OEEL 1 und darf nur mit Abonnement genutzt werden. Für eine ERP Einführung im Mittelstand heißt das, dass vor dem Start feststehen sollte, welche Version eingesetzt wird und welche Module dazukommen. Viele Erweiterungen der Community Version kommen von der Odoo Community Association, kurz OCA. Die Mehrheit dieser Module steht unter AGPL v3, und auch diese Lizenz gehört geprüft, bevor ein Modul in den Betrieb geht. Der Leitfaden zeigt deshalb, warum die Lizenz jedes Moduls in das Prozessregister gehört. Für die KI ist die Wahl der Version ebenfalls wichtig. Die App Odoo AI gehört nach Angabe des Herstellers zur Enterprise Version. Wenn MindsMachines ein ERP auf Odoo aufsetzt, arbeitet die KI neben dem ERP, mit Entwurf und Freigabe durch einen Menschen.

Fehlt der Odoo Community Version etwas für Deutschland?

Ja, einiges kommt erst mit zusätzlichen Modulen. Nach Angabe des Herstellers gehören Rechnungen in UBL, XRechnung und ZUGFeRD sowie der Versand über Peppol zum Standard, EDIFACT nicht. Ohne Module der Odoo Community Association fehlen der Community Version unter anderem der DATEV Export, der Bankabgleich mit Regeln und Barcode. Für eine ERP Einführung im deutschen Mittelstand gehört deshalb früh auf die Liste, welche dieser Funktionen ein Ablauf wirklich braucht. Fehlt eine davon, gibt es drei Wege. Zuerst wird geprüft, ob eine Änderung im Prozess reicht, danach ein Modul aus dem Standard oder der OCA, erst dann eine eigene Erweiterung. Jede Abweichung vom Standard braucht einen Grund, weil sie bei jedem Update mitgeprüft werden muss. Der DATEV Export ist dafür ein gutes Beispiel, wenn die Buchhaltung mit einer Steuerberatung über DATEV zusammenarbeitet. Im Prozessregister des Leitfadens steht deshalb zu jeder Anforderung, aus welchem Modul sie kommt und wer sie im Betrieb pflegt.

Warum nicht die eingebaute KI nutzen, wenn sie eine Aufgabe gut löst?

Liegt eine Aufgabe vollständig im ERP und löst die eingebaute Funktion sie gut, spricht nichts gegen sie. Eine eingebaute KI macht etwa Vorschläge für eine Kontierung auf Basis früherer Buchungen. Bei Odoo gehört die App Odoo AI zur Enterprise Version und wird über Guthaben beim Hersteller abgerechnet. Wenn MindsMachines ein ERP auf Odoo aufsetzt, wird die eingebaute KI trotzdem zuerst abgeschaltet, damit jede KI Funktion bewusst eingeschaltet wird, mit einer verantwortlichen Person und einer Freigabe. Gehören Mails, Dokumente oder Absprachen zum Vorgang, reicht die Sicht der eingebauten KI nicht. Die Mail mit der Sondervereinbarung und das PDF mit der abweichenden Lieferadresse liegen außerhalb des ERP. An dieser Stelle hilft ein Agent neben dem ERP. Welcher Weg passt, entscheidet eine feste Reihenfolge. Zuerst wird geprüft, ob eine Änderung im Prozess reicht, danach der Standard des ERP, dann ein Agent neben dem ERP.

Wer prüft den hundertsten Entwurf noch, wenn die ersten neunzig gut waren?

Der Entwurf zeigt jede Abweichung von der Vereinbarung als Markierung und nennt die Quelle, gegen die geprüft wurde. Die prüfende Person liest also nicht den ganzen Vorgang erneut, sie sieht genau die Stellen, die eine Entscheidung brauchen. Passt alles, gibt sie frei. Weicht ein Preis ab, klärt sie diese eine Stelle. Stichproben in festem Takt und eine Person, die fachlich für die Regeln eines Agenten verantwortlich ist, halten die Aufmerksamkeit hoch. Jede Freigabe ist mit Person und Zeitpunkt protokolliert, so bleibt nachvollziehbar, wer was entschieden hat. In der ersten Ausbaustufe gleicht der Agent ab und legt Entwürfe an, gebucht wird erst nach der Freigabe. Vor dem Start wird außerdem vereinbart, an welcher Größe der Nutzen des Agenten gemessen wird. So zeigt sich früh, ob die Freigaben im Alltag tragen oder ob eine Regel nachgeschärft werden muss.

Welche Rechte hat ein Agent im ERP, und wer haftet bei einem Fehler?

Ein Agent bekommt nur die Rechte, die seine Aufgabe braucht, und diese Rechte legt die IT Leitung fest. In der ersten Ausbaustufe gleicht er ab und legt Entwürfe an, gebucht wird erst nach der Freigabe. Jede Freigabe ist mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Angebunden wird ein Agent in Odoo über die JSON 2 API, deren Schlüssel laut Hersteller höchstens 3 Monate gelten, die Erneuerung gehört deshalb in den Betrieb. Jeder Agent hat einen fachlich Verantwortlichen im Haus. Baut ein Partner den Agenten oder das ERP, gehören die Beschreibung der Abläufe, Abnahmekriterien und Testfälle mit erwartetem Ergebnis in den Vertrag. Haftungsfragen regelt dieser Vertrag mit dem Partner. Wie das im eigenen Vertrag umgesetzt wird, gehört im Einzelfall zu einer Anwältin oder einem Anwalt, diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Muss die Anbindung bei jedem ERP Wechsel neu gebaut werden?

Die technische Anbindung an ein neues ERP muss neu eingerichtet werden, weil sie an den Schnittstellen des jeweiligen Systems hängt. Die fachliche Arbeit beginnt dagegen nicht von vorn. Jeder Ablauf wird in 2 Teilen beschrieben. Teil A beschreibt den Ablauf ohne Bezug auf ein System, mit Auslöser, Schritten, Ergebnis und Ausnahmen. Teil B hält Daten, Belege, Regeln, Kontrollen und das Zielbild fest. Bei einem Wechsel bleibt Teil A stehen, Teil B wird auf das neue System übertragen. Beschriebene Abläufe und bekannte Ausnahmen erleichtern die Einrichtung, weil die Fachfragen dann bereits geklärt sind. Steht ein Wechsel ohnehin an, lohnt es sich, die Abläufe vorher aufzunehmen und die Stammdaten an einer Stichprobe zu prüfen. Probeläufe für die Übernahme der Altdaten gehören dann vor den Start des neuen Systems, damit der Agent vom ersten Tag an gegen saubere Daten abgleicht.

Brauchen Agenten das ERP überhaupt noch?

Ja. Das ERP bleibt das System, in dem gebucht und belegt wird. Buchhaltung und Bestände gehören dorthin. Der Agent bereitet vor, das ERP hält fest. Ein Agent neben dem ERP liest Mails und PDFs, gleicht sie mit den Stammdaten und den vereinbarten Preisen im ERP ab und legt einen Entwurf an. Ohne diese Daten im ERP hätte er nichts, wogegen er prüfen könnte. Für das Zielbild jedes Ablaufs gelten deshalb einfache Grundsätze. Der Standard des ERP ist der Ausgangspunkt, jede Abweichung braucht einen Grund. Im Betrieb ist ein Wert vorläufig, in der Buchhaltung fest, gebucht wird erst, wenn er feststeht. Was heute eine Excel Liste ist, wird eine Sicht auf dieselben Daten im ERP. Wo KI mitarbeitet, legt sie Entwürfe an, und gebucht wird nach der Freigabe durch einen Menschen, der für den Vorgang verantwortlich ist.