Workshop: 3 Use Cases identifizieren und finalisieren

Lernziele

Sie synthetisieren die Ergebnisse aus allen vorangegangenen UEs (SIPOC, Potenzialmatrix, Canvas, Priorisierung, Pilot-Design, Business Case, Governance) in drei vollständig dokumentierte Use-Case-Steckbriefe.

Sie führen einen strukturierten Konvergenz-Workshop durch: Vorstellung, Clustering, ICE-Score-basierte Abstimmung, Gruppenausarbeitung.

Sie prüfen jeden Use Case anhand einer 7-Punkte-Qualitätscheckliste und identifizieren fehlende Elemente, die vor dem Pilot-Start ergänzt werden müssen.

Sie beschreiben die Übergabe der drei Use-Case-Steckbriefe an die nächste Projektphase (Modul 10 oder eigenes Pilotprojekt) und wählen begründet einen Use Case für die individuelle Weiterarbeit aus.

Sie formulieren Ihren konkreten nächsten Schritt zurück im Arbeitsalltag: Was wird in der ersten Woche nach dieser Schulung tatsächlich umgesetzt?

Auf einen Blick

Worum geht es? — Der didaktische Einstieg

In den vergangenen elf Unterrichtseinheiten haben Sie den vollständigen Werkzeugkasten für systematische KI-Strategie aufgebaut: Prozessaufnahme mit SIPOC und Value Stream Map, Potenzialmatrix für die Priorisierung, Canvas für die Spezifikation, Priorisierungsmethoden (ICE, RICE, Nutzwertanalyse), Build-Buy-Configure-Entscheidung, Datenqualitätsbewertung, Pilot-Design, Change Management, Governance-Modell, Roadmap und Business Case.

Diese letzte UE des Moduls ist kein weiterer Theorie-Input. Es ist der Workshop, in dem alle Bausteine zusammenkommen. Das Ergebnis sind drei konkrete, dokumentierte Use-Case-Steckbriefe — keine Übungsprodukte, sondern reale Handlungsempfehlungen, die die teilnehmende Organisation nach dieser Schulung umsetzen kann.

Und es gibt noch eine zweite Dimension dieser UE: Jede und jeder Teilnehmende geht am Ende mit einem klaren nächsten Schritt — einer konkreten, überschaubaren Aktion in der ersten Woche zurück im Büro. Denn das ist der entscheidende Unterschied zwischen einer Schulung, die vergessen wird, und einer, die tatsächlich etwas verändert.

Lerntext — Theorie und Konzepte

Prototypische Use Cases nach Branchenkontext

Auf Basis der in diesem Modul entwickelten Methoden ergeben sich je nach Organisationskontext typische Top-Use-Cases. Drei Beispiele, die die Bandbreite zeigen:

Use Case Typ A — Wissensassistent (Grün-Klasse): Ein RAG-basierter Assistent, der auf interne Dokumente (Handbücher, Projektberichte, FAQ-Datenbanken) zugreift. Mitarbeitende können in natürlicher Sprache nach Wissen suchen. Potenzialmatrix-Score: H=4, R=4, W=4 → Score 64. Governance-Klasse: Grün (kein externer Output, nur interne Suche). Pilot-Gruppe: 4–8 Mitarbeitende mit hohem Informationsbedarf (z. B. neue Kolleginnen und Kollegen, Projektleitende). Business-Case-Indikation: Break-Even ca. 12–16 Monate (niedrigere tägliche Frequenz als Kommunikations-Use-Cases).

Use Case Typ B — Kommunikations-/Dokumentenassistent (Gelb-Klasse): Ein KI-Assistent für die Erstellung von Entwürfen (Angebote, Berichte, Kundenantworten, Protokolle) auf Basis vorhandener Vorlagen und Prozessdaten. Menschlicher Review vor jeder Verwendung. Potenzialmatrix-Score: H=4, R=3, W=5 → Score 60. Governance-Klasse: Gelb (externer Output, menschlicher Review-Touchpoint Pflicht). Break-Even typischerweise 6–10 Monate.

Use Case Typ C — Screening-/Klassifikations-Assistent (Gelb bis Rot): Ein KI-Assistent für die strukturierte Erstprüfung von Eingangs-Dokumenten (Bewerbungen, Tickets, Schadensmeldungen, Anfragen). Generiert eine strukturierte Einschätzung, die von Fachpersonal weiterverarbeitet wird. Potenzialmatrix-Score variiert stark nach Branche. Governance-Klasse: Gelb bis Rot (je nach Konsequenz der Fehlklassifikation). Besondere Sorgfalt bei DSGVO (Personenbezug) und Fairness (Bias-Risiko bei Personalentscheidungen).

Abb. 96.1 — Vergleich typischer Use-Case-Typen nach Governance-Klasse und Break-Even

Workshop-Format: Vier Phasen

Phase 1 — Individuelle Vorbereitung (10 Min.): Jede und jeder Teilnehmende bringt ihren/seinen Top-1-Use-Case aus den vorangegangenen UEs mit. Canvas, Pilot-Design-Skizze und Business-Case-Schätzung sollten vorliegen. Kurze Selbsteinschätzung: Was ist noch unklar? Was fehlt noch?

Phase 2 — Konvergenz in der Gruppe oder allein (15 Min.): Alle Use Cases werden in max. einer Minute vorgestellt. Das Plenum clustert ähnliche Use Cases und identifiziert die drei Use Cases mit dem höchsten kollektiven Potenzial. Abstimmung mit dem ICE-Score (jede Person vergibt je 3 Punkte auf Impact, Confidence, Ease — max. 15 Punkte je Use Case). Die drei Use Cases mit den höchsten Gesamtpunktzahlen werden ausgewählt.

Phase 3 — Ausarbeitung in Kleingruppen (15 Min.): Drei Kleingruppen (je Use Case eine) vervollständigen Canvas, Pilot-Design und Business-Case-Skizze. Fokus: Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt? Sind die KPIs messbar? Sind die Abbruchkriterien quantitativ?

Phase 4 — Präsentation und Übergabe (5 Min.): Jede Gruppe stellt ihren Use Case in 90 Sekunden vor. Die drei Use-Case-Steckbriefe werden digital gespeichert und bilden die Ausgangsbasis für Pilotprojekte oder Projektarbeiten.

Merksatz

Die drei Use-Case-Steckbriefe aus diesem Workshop sind keine Schulungsübungen. Sie sind Handlungsempfehlungen — mit Qualitätsprüfung, Business-Case-Schätzung und Governance-Klassifikation. Eine Organisation, die zwei dieser drei Use Cases in Piloten umsetzt, hat den vollen Wert dieser Schulung realisiert.

Qualitätscheckliste für die drei Use Cases

Jeder Use Case muss sieben Qualitätskriterien erfüllen, bevor er als „Ready for Pilot” gilt:

Klares, quantifiziertes Problem-Statement (Zahl oder Beispiel)

Vollständig ausgefüllter Canvas (alle 10 Felder)

Pilot-Design mit testbarer Hypothese, messbaren KPIs und quantitativen Abbruchkriterien

Business-Case-Skizze mit Break-Even-Datum

Governance-Klasse (Grün/Gelb/Rot) mit Review-Touchpoint

Datenqualitäts-Einschätzung (Ampelklasse aus UE 90)

Erste Stakeholder identifiziert (inkl. potenzieller Skeptiker und Betriebsratsrelevanz)

Der nächste Schritt zurück im Büro

Die stärkste Praxis-Transfer-Frage am Ende einer Schulung lautet nicht „Was haben Sie gelernt?“, sondern: „Was werden Sie in der ersten Woche nach der Schulung konkret tun?”

Gute Antworten sind überschaubar und handlungsauslösend: „Ich werde am Montag einen 30-minütigen SIPOC-Workshop mit zwei Kolleginnen aus dem Vertriebsteam für die Angebotserstellung durchführen.” Oder: „Ich werde bis Freitag den Canvas für den Wissens-RAG-Use-Case vervollständigen und dem KI-Beauftragten schicken.”

Schlechte Antworten sind diffus: „Ich werde KI besser in meinen Alltag integrieren.” Diese Formulierung ist kein nächster Schritt, sondern ein Wunsch. Sie wird nicht umgesetzt. Das Qualitätskriterium: Wenn Sie den Satz einer Kollegin zeigen und diese sofort versteht, was Sie tun werden, wann und mit welchem Ergebnis — ist die Verpflichtung gut formuliert.

Prompt-Vorlage — SWOT-Analyse für die KI-Einführung in der eigenen Organisation

Prompt für einen KI-Assistenten:

Erstelle eine vollständige SWOT-Analyse für die KI-Einführung in folgendem Kontext: Organisation: [Unternehmenstyp und Größe, z. B. mittelständischer Maschinenbauer, 150 MA]. Geplante KI-Initiativen: [Use Cases auflisten]. Analysiere alle vier Dimensionen: Stärken (interne Voraussetzungen, die die KI-Einführung begünstigen: Datenverfügbarkeit, Prozessreife, Führungsunterstützung, Kompetenzen), Schwächen (interne Hindernisse: Datenqualitäts-Lücken, Kompetenzdefizite, Change-Resistenz, Budget), Chancen (externe Faktoren: Marktveränderungen, Wettbewerbsdruck, Förderprogramme, Partnerschaften), Risiken (externe Bedrohungen: Regulierung / EU AI Act, Anbieter-Abhängigkeit, Datenschutz, Bias-Risiko). Leite aus jeder Dimension mindestens zwei konkrete strategische Maßnahmen ab.”

Erwartetes Ergebnis: Eine vollständige SWOT-Matrix mit je drei bis vier Punkten pro Dimension und konkreten Handlungsempfehlungen — als Grundlage für die strategische Entscheidung über den nächsten KI-Schritt in der eigenen Organisation.

Prompt-Vorlage — Transfer-Verpflichtung mit KI-Unterstützung formulieren

Prompt für einen KI-Assistenten:

„Ich habe gerade eine Schulung zu KI-Strategie abgeschlossen. Ich möchte eine konkrete Transfer-Verpflichtung für die erste Woche nach der Schulung formulieren. Mein Top-Use-Case ist [Use Case beschreiben]. Das größte offene Element ist [fehlendes Element: z. B. Datenbasis-Audit, Canvas-Feld 4, IT-Gespräch]. Hilf mir, einen konkreten Handlungsplan-Satz zu formulieren, der vier Elemente enthält: (1) eine konkrete Handlung, (2) ein greifbares Ergebnis, (3) einen festen Termin und (4) eine Person, die informiert oder einbezogen wird.”

Erwartetes Ergebnis: Ein präziser, umsetzbarer Satz, der direkt als Transfer-Verpflichtung genutzt werden kann.

Vertiefung — Von der Schulung zum Piloten: Die ersten 30 Tage

Die kritischste Phase eines jeden Lernprogramms sind die ersten 30 Tage nach Abschluss. Was in dieser Zeit passiert — oder nicht passiert — entscheidet darüber, ob die Schulung eine isolierte Lernerfahrung bleibt oder einen echten Transfereffekt erzielt.

Woche 1 (Die Transfer-Woche): Die wichtigste Woche. Mindestens eine konkrete Aktion aus der Schulung umsetzen — egal wie klein. Ein SIPOC-Workshop von 30 Minuten mit zwei Kolleginnen. Ein Canvas-Feld für den identifizierten Use Case ausfüllen. Ein Gespräch mit der IT-Leitung über API-Zugang für eine spezifische Datenbasis führen.

Woche 2–3 (Die Momentum-Woche): Den nächsten Schritt auf dem Use-Case-Pfad gehen. Wenn der Canvas fertig ist: Pilot-Design erstellen. Wenn das Pilot-Design fertig ist: IT-Anforderungen klären. Wenn die Datenbasis geprüft ist: Business-Case-Schätzung erstellen.

Woche 4 (Die Abstimmungswoche): Das erste Gespräch mit der Führungsebene oder dem/der KI-Beauftragten. Ergebnisse aus den ersten drei Wochen strukturiert präsentieren. Ressourcen für den Pilot anfragen.

Der 30-Tage-Meilenstein: Am Ende des ersten Monats sollte mindestens folgendes erreicht sein: Ein vollständiger Canvas für einen Use Case, ein vorläufiges Pilot-Design und eine erste Einschätzung der Datenverfügbarkeit. Das entspricht in etwa 8–10 Stunden Arbeitsaufwand über vier Wochen — realistisch im Berufsalltag.

Workshop-Nachbereitung: Drei Schritte sichern die Umsetzung nach dem Workshop: (1) Digitale Ablage der Steckbriefe in einem gemeinsam zugänglichen System (Notion, SharePoint, Confluence) — alle relevanten Stakeholder erhalten Lesezugang. (2) Management-Briefing: Für jeden Use Case eine halbseitige Executive Summary (Problem als Zahl, Lösung als Satz, Break-Even als Datum, nächste Maßnahme als Satz). (3) Ressourcen sichern: IT-Zeitkontingent, Budget für Lizenzen, Bereitschaft der Pilotgruppe.

Erfolgsfaktoren für die Nachhaltigkeit: (1) Persönlicher Sponsor: Jeder Use Case braucht eine Person, die ihn als persönliches Projekt verfolgt. (2) Erster konkreter Schritt in 48 Stunden: Jeder Use Case ohne nächsten Schritt mit Termin innerhalb von 48 Stunden wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht umgesetzt. (3) Sichtbarkeit in der Organisation: Wenn die Führungsebene monatlich nach dem Fortschritt fragt, bleibt das Thema auf der Agenda. Quartalsweise Governance-Reviews (UE 93) sind der natürliche Mechanismus dafür.

Branchen-Anwendungen

IT-Dienstleistung & Beratung

Ein IT-Beratungsunternehmen (ca. 90 MA) schließt den Workshop mit drei konkreten Use-Case-Steckbriefen ab. Use Case 1: Angebots-KI-Assistent (RAG, Gelb, Break-Even 7–9 Monate) — Pilotgruppe sind 5 Vertriebsberater, Transfer-Verpflichtung: KI-Beauftragter vereinbart bis Mittwoch einen IT-Termin für API-Zugangs-Assessment. Use Case 2: Wissens-RAG über Projektdokumentationen (Grün, Break-Even 12–15 Monate) — Pilotgruppe sind neue Kolleginnen und Kollegen der letzten 6 Monate (7 Personen), Transfer-Verpflichtung: Skill-Owner vervollständigt Canvas-Feld 4 (Datenbasis: SharePoint-Struktur) bis Freitag. Use Case 3: Meeting-Protokoll-Assistent (Grün, Break-Even ca. 5 Monate) — schnellster Quick Win, startet als erster in Q1. Sequenzierung: UC3 zuerst (einfachste Implementierung, höchste Adoption-Wahrscheinlichkeit), dann UC1, dann UC2.

Industrie & Fertigung

Ein Maschinenbauunternehmen (ca. 500 MA, Fertigungsperspektive) erarbeitet drei Use Cases. Use Case 1: Servicebericht-KI-Assistent für Techniker (Gelb, SAP-Integration erforderlich — höherer Implementierungsaufwand). Use Case 2: KI-Assistent für technische Dokumentations-Suche (Wissens-RAG über Schaltpläne, Wartungshandbücher — Grün). Use Case 3: KI-gestützte Ersatzteil-Empfehlung auf Basis von Fehlercodes (Gelb bis Rot — komplexe Datenintegration). Sequenzierung: UC2 zuerst (kein SAP-Integrationsbedarf), dann UC1, dann UC3 (erst wenn die Datenbasis-Aufbereitung abgeschlossen ist). Transfer-Verpflichtung des Werksleiters: Bis Ende der Woche eine Freigabe für den Datenbasis-Audit der Wartungshandbücher einholen.

Finanzdienstleistung & Versicherung

Ein Versicherungsdienstleister (ca. 300 MA) erarbeitet drei Use Cases mit erhöhter Compliance-Sensitivität. Use Case 1: Vertragshistorie-Zusammenfassung für Kundenberater (Grün — intern, read-only). Use Case 2: Schadensregulierungs-Einschätzungs-Assistent (Rot — jede Empfehlung wird von Sachbearbeiter freigegeben). Use Case 3: Interne FAQ-Wissensbasis für Compliance-Fragen (Grün). Besonderheit: Der Datenschutzbeauftragte ist im Workshop anwesend und kommentiert die DSGVO-Implikationen jedes Use Cases live — das erhöht die Qualität der Governance-Klassifikation erheblich. Transfer-Verpflichtung: Bis Donnerstag ein Daten-Mapping für UC1 erstellen (welche Kundendaten fließen in den Assistenten, mit welcher Rechtsgrundlage).

Öffentliche Verwaltung

Eine Stadtverwaltung (ca. 400 MA) erarbeitet Use Cases unter dem Rahmen des öffentlichen Auftrags. Use Case 1: Interner Wissens-RAG für Mitarbeiterfragen zu Personalrecht (Grün — intern). Use Case 2: KI-Assistent für die Vorbereitung standardisierter Bürgerantworten (Gelb — Sachbearbeiter gibt jeden Antwort-Entwurf frei). Use Case 3: KI-gestützte Kategorisierung eingehender Bürgeranfragen für die interne Weiterleitung (Gelb). Transfer-Verpflichtung: Stadtrat-Vorlage für Use Case 1 bis zur nächsten Ausschuss-Sitzung in drei Wochen vorbereiten (Use Case 1 benötigt keinen Stadtratsbeschluss — intern, kein personenbezogener Außenbezug). UC2 und UC3 benötigen Personalrats-Einbindung vor Pilot-Start.

Übung 1 — Workshop-Durchführung: Drei Use Cases finalisieren

Übung 1 — Vierphasiger Use-Case-Workshop

Aufgabe: Führen Sie den vierphasigen Workshop in der Gruppe oder allein durch. Am Ende existieren drei vollständige Use-Case-Steckbriefe, die die 7-Punkte-Qualitätscheckliste bestehen.

Material: Canvas-Vorlage, Pilot-Design-Vorlage, Business-Case-Summary-Vorlage, 7-Punkte-Checkliste, ICE-Score-Abstimmungskarten.

Schritt-für-Schritt: 1. Phase 1 (10 Min.): Individuelle Vorbereitung — Canvas, Pilot-Design und Business-Case-Schätzung reviewen. 2. Phase 2 (15 Min.): Alle Use Cases in 1 Minute vorstellen. Clustering. ICE-Score-Abstimmung (simultan, ohne vorherige Diskussion). Top-3 auswählen. 3. Phase 3 (15 Min.): In Kleingruppen Canvas vervollständigen, Abbruchkriterien schärfen, Business-Case-Schätzung plausibilisieren. 4. Phase 4 (5 Min.): 90-Sekunden-Präsentation je Gruppe. 7-Punkte-Checkliste prüfen. Digital speichern.

Bearbeitungszeit: 45 Minuten (gesamte UE ist dieser Workshop).

Musterlösung: Drei vollständige, digital gespeicherte Use-Case-Steckbriefe, die alle sieben Qualitätskriterien erfüllen. Jeder Steckbrief enthält: vollständiger Canvas, Pilot-Design mit Hypothese + KPIs + Abbruchkriterien, Business-Case-Summary mit Break-Even, Governance-Klasse mit Review-Touchpoint, Datenqualitäts-Einschätzung, erste Stakeholder-Liste.

Übung 2 — Persönliche Transfer-Verpflichtung

Übung 2 — Transfer-Verpflichtung: Nächster Schritt in der ersten Woche

Aufgabe: Formulieren Sie Ihre persönliche Transfer-Verpflichtung: Was werden Sie konkret in der ersten Woche nach dieser Schulung umsetzen?

Schritt-für-Schritt: 1. Wählen Sie einen der drei Use Cases (oder einen eigenen). 2. Überlegen Sie: Was ist die wichtigste offene Frage oder der wichtigste fehlende Baustein? 3. Formulieren Sie einen konkreten Schritt, der diese Lücke schließt. 4. Fügen Sie ein konkretes Datum oder einen Wochentag hinzu. 5. Teilen Sie Ihren nächsten Schritt in einer kurzen Runde (30 Sekunden je Person).

Qualitätskriterium: Der Satz enthält: (1) konkrete Handlung, (2) greifbares Ergebnis, (3) festen Termin, (4) Person, die informiert oder einbezogen wird.

Bearbeitungszeit: 10 Minuten (inkl. Runde in der Gruppe oder allein).

Musterlösung — Beispiele für gute Transfer-Verpflichtungen: - „Ich führe am Dienstag einen 30-minütigen SIPOC-Workshop mit zwei Kolleginnen aus dem Vertrieb für den Angebotsprozess durch und schicke das Ergebnis bis Freitag an die KI-Beauftragte.” - „Ich überarbeite den Canvas für Use Case 2 bis Mittwoch, ergänze Feld 4 (Datenbasis) um die konkreten SharePoint-Pfade und schicke ihn zur Peer-Review.” - „Ich vereinbare bis Ende der Woche einen 30-Minuten-Termin mit der IT-Leitung, um die API-Zugangsanforderungen für den Angebots-KI-Assistenten zu klären.”

Cheatsheet — Workshop UE 96: Die wichtigsten Punkte

Drei Use-Case-Typen und ihre Governance-Klasse: | Typ | Beispiel | Governance | Break-Even | |—|—|—|—| | Wissensassistent | RAG intern | Grün | 12–16 Monate | | Kommunikations-/Dokumentassistent | Angebots-KI, Protokolle | Gelb | 6–10 Monate | | Screening-/Klassifikationsassistent | Ticket-Routing, Erstprüfung | Gelb–Rot | 8–12 Monate |

7-Punkte-Qualitätscheckliste: 1. Problem-Statement quantifiziert 2. Canvas vollständig (10 Felder) 3. Pilot-Hypothese testbar (Wenn-dann + Zielgröße + Zeitraum) 4. KPIs messbar (Leading + Lagging) 5. Abbruchkriterien quantitativ 6. Business-Case mit Break-Even 7. Governance-Klasse + Datenqualitäts-Ampel + Stakeholder-Liste

Transfer-Verpflichtung: handlungsauslösend + greifbares Ergebnis + fester Termin + einbezogene Person

30-Tage-Meilenstein: Vollständiger Canvas + vorläufiges Pilot-Design + erste Datenverfügbarkeits-Einschätzung = ca. 8–10 Stunden Aufwand über 4 Wochen.

Sequenzierung: Immer mit dem Use Case starten, der die beste Kombination aus: niedrigem Risiko + hohem Lernpotenzial + hoher Adoptionswahrscheinlichkeit bietet — nicht zwingend dem strategisch wichtigsten.

Reflexionsfragen

Welcher der drei Use Cases hat nach Ihrer Einschätzung das größte Transformationspotenzial für Ihre Organisation — und welcher das geringste Risiko für den ersten Piloten?

Was war die wichtigste Erkenntnis aus Modul 8, die Sie vor dieser Schulung nicht hatten?

Welches Wissen aus diesem Modul fehlt Ihnen noch, um Ihren Use Case selbstständig zum Pilot zu bringen — und wie werden Sie diese Lücke schließen?

Wer in Ihrer Organisation sollte als Erstes über die Ergebnisse dieses Workshops informiert werden — und was ist der beste Weg, diese Information zu übermitteln?

Was nehmen Sie als konkrete erste Handlung in den nächsten fünf Werktagen mit?

Quellen & Weiterlesen

Trainer-Hinweise

Hinweise für AI Champions — So vermitteln Sie das Thema — UE 96

Timing (45 Min): Diese UE ist vollständig Workshop — kein Input-Block. Phase 1 (10 Min.): Individuelle Vorbereitung + Vorab-Checklisten-Selbst-Check. Phase 2 (15 Min.): Plenum-Konvergenz + ICE-Score-Abstimmung. Phase 3 (15 Min.): Kleingruppen-Ausarbeitung. Phase 4 (5 Min.): Kurzpräsentationen + 7-Punkte-Checkliste + Transfer-Verpflichtung.

Methodische Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden vor dem Workshop bereits einen teilweise ausgefüllten Canvas mitbringen. Die Workshop-Zeit ist für kollektive Verbesserung vorhandener Entwürfe — nicht für die Erstellung von Null. Für die ICE-Score-Abstimmung: simultan bewerten (alle gleichzeitig, ohne vorherige Diskussion), dann Ergebnisse aggregieren, kurze Diskussion nur bei Abweichungen > 3 Punkte.

Häufige Stolpersteine: Zu viel Zeit in Phase 2 (Plenum-Diskussionen eskalieren). Zeitwächter ist Pflicht — aktive Signale nach 10 und 25 Minuten. Transfer-Verpflichtung wird zu pauschal formuliert: Auf konkreten Termin und Person bestehen. Die 7-Punkte-Checkliste muss im Workshop physisch durchgeführt werden — nicht als mentale Selbsteinschätzung, sondern als schriftlicher Check.

Diskussionsfragen für Plenum: „Was ist das Risiko, wenn wir mit dem strategisch wichtigsten Use Case starten — und nicht mit dem einfachsten?” — Die Gruppe sollte selbst auf die Parallel-Pilot-Falle und die Governance-Sequenz-Regel kommen. „Was passiert nach der Schulung, wenn niemand formal verantwortlich für die Umsetzung der Use Cases ist?” — Das schärft das Bewusstsein für die Bedeutung des persönlichen Sponsors.

Tafelbild-Vorschlag: Die 7-Punkte-Qualitätscheckliste als Tafelbild — sieben Zeilen, je mit Haken oder X. Darunter: Die Transfer-Verpflichtungs-Formel: Handlung + Ergebnis + Termin + Person. Einfach, direkt, unvergesslich.

Differenzierung Power-User ↔ Einsteiger: Einsteiger: Fokus auf vollständigen Canvas und eine Transfer-Verpflichtung. Power-User: Qualität des Business Cases und Sequenzierungsentscheidung (welcher Use Case zuerst, warum — und was sind die Abhängigkeiten?).

Materialliste: Canvas-Vorlage (10 Felder, A4), Pilot-Design-Vorlage (Hypothese + KPIs + Abbruchkriterien + Rollout), Business-Case-Summary-Template (5 Felder, einseitig), 7-Punkte-Checklisten-Karte (je eine pro Teilnehmenden), ICE-Score-Abstimmungskarten (3 Farben, je 3 Karten pro Person).

Übergang nach dem Modul: „Das Modul 8 endet hier — aber die Arbeit beginnt jetzt. In Modul 10 werden Sie einen dieser drei Use Cases eigenständig zu einem vollständigen Pilot-Konzept ausarbeiten. Die drei Steckbriefe aus diesem Workshop sind Ihre Ausgangsbasis — Sie müssen keine neue Idee finden. Sie können sich auf das konzentrieren, was Sie bereits erarbeitet haben.”

Tipp zur Branchenauswahl: In der öffentlichen Verwaltung ist der Transfer-Schritt zur Stadtrats-Vorlage besonders wichtig — dieser Schritt muss explizit als Transfer-Verpflichtung formuliert werden. In regulierten Branchen sollte die Compliance-Prüfung (DSGVO-Mapping, DSFA-Anforderung) als explizite To-Do auf der Checkliste stehen. In IT-Beratungsunternehmen ist die Sequenzierungs-Entscheidung oft die schwierigste — welcher Use Case zuerst, wenn mehrere attraktive Kandidaten vorhanden sind: Quick Win vor strategischem Wert.

Quelle: KI-Wissensbasis von MindsMachines, Edition Juni 2026. Vollständige Fassung mit Anhängen und Musterlösungen: als PDF anfordern.